MASc/PhD এর জন্য প্রফেসরকে ইমেইলে কিভাবে এপ্রোচ করবেন?

This document is originally written by Md Nazmul Hasan, PhD Candidate in EEE (University of British Columbia).

Year of Publication: 2019

©PBSCU Any unauthorized use of this article, including copying or editing is prohibited. If you want to use the article, you need to take permission from us: pbscuadm@gmail.com or from the author and you must mention the author's name and the group's name in all cases.

প্রফেসরকে ইমেইল দেবার সময় এই বেসিক বিষয় গুলি মাথায় রাখলে সুবিধে হবে আশা করি:

• প্রফেসরের ওয়েবসাইটে গিয়ে সর্বপ্রথম তার রিসার্চ ইন্টারেস্ট কোন কোন বিষয়ের উপর সেগুলো দেখবেন। তার রিসেন্ট পাব্লিকেশন লিস্ট তার ল্যাবের ওয়েবসাইটে বা গুগল স্কলারে পাবেন। পেপার গুলি যে যে টপিকের উপর সেইগুলি কেন্দ্রিক তার বর্তমান গবেষনা সক্রিয় আছে। তাই তার রিসেন্ট পাব্লিকেশন এর মধ্যে দু একটা পেপার খুব ভালো করে পড়ে নোট করে নিন মেইন পয়েন্ট গুলো (যতটুকু বুঝতে পারেন আর কি)। পরবর্তিতে সেই প্রফেসরের সাথে ইমেইল কমিউনিকেশনে বা স্কাইপ ইন্টারভিউতে আপনার এই পরিশ্রম অত্যন্ত কাজে দেবে।

• প্রফেসরদের ল্যাবের ওয়েবসাইটে তারা কখন কোথা থেকে ফান্ডিং পেলো এগুলার আপ-টু-ডেট নিউজ শেয়ার করে থাকেন। আবার অনেক সময়, প্রফেসরগন খুবই ব্যস্ত সময় কাটান, যার ফলে ল্যাবের ওয়েবসাইট আপডেইট করতে পারেন না। তাই বোঝার উপায় থাকে না তার কাছে এই মুহুর্তে কেমন ফান্ড আছে। সেক্ষেত্রে যেটা করতে পারেন, যদি প্রফেসরের ল্যাবে কোন পরিচিত সিনিয়র থাকে তাকে জিজ্ঞেস করতে পারেন প্রফেসরের ফান্ডিং সিচুয়েশন সম্পর্কে অথবা প্রফেসরের রিসেন্ট পেপার গুলির Acknowledgement সেকশন মন দিয়ে পড়ে দেখুন কোনো Grant No, project name, funding agency র নাম আছে কিনা। যেমন হয়তো দেখলেন: This project was funded by NRF grant no. 2019752 ইত্যাদি।খুব রিসেন্ট পেপার গুলোয় একনলেজমেন্ট সেকশনে সেগুলা থাকার অর্থই হচ্ছে প্রফেসরের গবেষনাটি ফান্ডেড ছিল এবং তার কাছে ফান্ডিং রয়েছে।

• প্রফেসর ল্যাবে নতুন স্টূডেন্ট নেবেন কিনা সেটা বোঝার সবচে বেস্ট ওয়ে হচ্ছে অই ল্যাবের পরিচিত সিনিয়র কেউ থাকলে তাকে জিজ্ঞেস করা অথবা অই ভার্সিটিতে পড়ছে এমন কোন পরিচিত সিনিয়র যদি সেই প্রফেসররের সাথে মিট করে কথায় কথায় জিজ্ঞেস করে অই প্রফেসর কোন নতুন রিক্রুট করবে কি না। আরেকটা ইন্ডিরেক্ট ওয়ে আছে বোঝার। প্রফেসরের ল্যাবের ওয়েবসাইটে Member পেইজে গ্রুপের বর্তমান ছাত্র-ছাত্রিদের জয়েনিং ডেইট, বর্তমানে কোন ডিগ্রি (MS/PhD) তে কাজ করছে তার আন্ডারে, এগুলা উল্লেখ থাকে। Member পেইজে গিয়ে দেখুন PhD বা MS এ কে কবে জয়েন করেছে। যদি দেখেন পাচ বছর আগে কেউ কেউ PhD তে জয়েন করেছে ; তারমানে তাদের গ্রাজুয়েশন হয়ে যাবার সম্ভাবনা বেশি সামনে সেমিস্টারে এবং অই ল্যাবের নিউ স্টুডেন্ট রিক্রুট করার সম্ভাবনা আছে। সো এই প্রফেসরকে পটানো যেতে পারে। সেইম লজিক MS স্টুডেন্টদের জয়েনিং ডেটে এপ্লাই করবেন; তাদের ক্ষেত্রে দু বছর আগের টাইমফ্রেম ধরবেন।

• প্রফেসরদের ইমেল করলে প্লিজ কোন ট্র‍্যাকিং সফটওয়ার যেমন Streak ইউজ করবেনন না। Streak বা অন্যান্য ইমেল রিডিং ট্র‍্যাকার গুলি খুব ছোট সাইজের যেমন আ ফিউ বাইটস এর একটা ইমেইজ ফাইল আপনার ইমেইলে এপেন্ড করে দেয় (দেখা যায়না)। তারপর আপনার প্রফেসর যখন ইমেল খুলে পড়ে, ইমেইজটা ডাউনলোড হয়ে যায় আর আপনি read-receipt পেয়ে বুঝতে পারেন প্রফেসর ইমেল পড়ছে কি পড়ে নাই, বা কোন ডিভাইস থেকে পড়েছে ইত্যাদি। অনেক সময় কি হয়, প্রফেসরদের ইউনিভার্সিটির ইমেইল ফিল্টারিং সিস্টেমে এই streak-appended image গুলি ধরা পড়ে, সেক্ষেত্রে আপনার ইমেইল স্প্যামে চলে যাবার সম্ভাবনা থাকে অথবা প্রফেসর মাইন্ডও করে বসতে পারেন। তাই ট্র‍্যাকিং না করে বরং প্রফেসরের স্থানিয় সময় উইক ডেতে সকাল ৯/১০ টার দিকে ইমেইল করুন। এক সপ্তাহ পর ইমেইল এর আন্সার না আসলে, জেন্টল রিমাইন্ডার দিয়ে এক দু লাইনের আরেকটা ইমেল দিন, পুর্ববর্তি ইমেইলের একি সাব্জেক্ট হেডার ও ইমেইল থ্রেডে।

• আর ইমেইলের জেনারেল ফরমেট ব্যবহার না করে, প্রতিটা প্রফেসরের জন্য (অন্তত পক্ষে প্রতিটা না হলেও একি ফিল্ড নিয়ে কাজ করছে এমন সবার জন্য) কাস্টম-টেইলোর্ড ইমেইল লিখুন। একজন অচেনা অজানা ভিন দেশি মানুষ, যে আপনাকে দেখেনি শুধু তার সাথে আপনার ইমেইলের প্রতিটা শব্দই কথা বলে তাকে কনভিন্স করবে, তাহলে সেই ইমেইল টা কতটুকু কাস্টম টেইলার্ড হওয়া উচিত, এখন আশা করছি বুঝতে পারছেন। একেবারেই নতুন স্টুডেন্ট যারা ইমেইল করেন নি আগে তাদের কথা ভেবে স্যাম্পল একটা ইমেইল নিচে দিয়ে দিচ্ছি। এটাকে কাস্টম-টেইলর্ড করে নিজের টপিক ও রিসার্চ ইন্টারেস্ট অনুযায়ী সাজিয়ে নিতে পারেন।

Dear Professor X,

I am writing this email with an intention to pursue MS/PhD under your supervision at XYZ university. I have graduated in 20xx from x university, Bangladesh, with a CGPA of xx.x.

I became acquainted initially with your research works during my undergraduate thesis work related to xyz topic, in which I read some of your influential works on xyz topic as part of the literature survey. This interest has been further fueled by your recent paper titled "paper title", in which xyz method was used to investigate xyz phenomenon. The novel idea you proposed regarding xyz mechanism was indeed very interesting.

My previous research experience on xyz topic during my thesis work was limited to xyz area but your recent findings on xyz topic motivate me to work further on this topic. I was thinking if it is possible to combine xyz phenomenon with uvw so that ABC characteristics of the system may increase, possibly yielding higher efficiency. (এই যে হাইপোথেটিক্যাল একটা আইডিয়া আপনি পেশ করলেন, এটা ইন্ডিকেট করলো যে প্রফেসরের রিসার্চ এরিয়ায় আপনার সত্যি সত্যি ইন্টারেস্ট আছে বিধায় আপনি একটু হলেও সেটা নিয়ে চিন্তা ভাবনা করেছেন, এটাই প্রফেসররা লাইক করে, এবং প্রফেসরের রিপ্লাই পাবার সম্ভাবনা অনেক বেড়ে যায় এভাবে লিখলে, ইমেল স্প্যাম ফোল্ডারে না গেলে)

I was wondering if there is any opening in your research group for Fall/Spring 20xx. I am attaching my resume, transcript and my thesis for your scrutiny.

I am eagerly looking forward to your reply.

Sincerely yours,

Name Dept. & University name